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Informationen zum Datenschutz im Rahmen von Personalauswahlverfahren
Inhalt
- 1. Verantwortliche Stelle
- 2. Datenschutzbeauftragte/-r
- 3. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage
- 4. Kategorien der personenbezogenen Daten
- 5. Empfänger der personenbezogenen Daten
- 6. Datenübermittlung Drittland
- 7. Dauer der Speicherung
- 8. Betroffenenrechte
- 9. Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten und Folgen bei Nichtbereitstellung
- 10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Hinweise zur Erhebung von personenbezogenen Daten nach Artikel 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durch das FBA
1. Verantwortliche Stelle
Zuständig für die Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Fernstraßen-Bundesamt
Friedrich-Ebert-Straße 72-78
04109 Leipzig
Telefon: 0341 49611–0
E-Mail: personal@fba.bund.de
Die Erreichbarkeit der zentralen fachlichen Verfahrensansprechpersonen ist in der entsprechenden Stellenausschreibung angegeben.
2. Datenschutzbeauftragte/-r
Bei konkreten Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an unsere behördliche Datenschutzbeauftragte/ unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten:
Fernstraßen-Bundesamt
Behördliche Datenschutzbeauftragte/ Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Friedrich-Ebert-Straße 72-78
04109 Leipzig
Telefon: 0341 49611-239
E-Mail: datenschutz@fba.bund.de
3. Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bildet Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO i. V. m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Bundesdatenschutzgesetz bei der Begründung eines Arbeits- bzw. Ausbildungsverhältnisses sowie ergänzend i. V. m. § 106 Abs. 4 Bundesbeamtengesetz bei der Begründung eines Dienstverhältnisses.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen im Hinblick auf die Anbahnung eines Arbeits- bzw. Ausbildungsverhältnisses oder Dienstverhältnisses sowie ggf. zur Durchführung eines Testverfahrens im Rahmen der Auszubildendenbewerbung zur Feststellung der beruflichen Eignung.
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns im Rahmen von Personalauswahlverfahren erhoben, um Ihre Eignung, Befähigung und fachliche Leistung im Hinblick auf die beworbene Stelle zu bearbeiten und zu beurteilen.
4. Kategorien der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten von Ihnen u. a. folgende personenbezogen Daten:
- Vorname, Name, aktuelle Tätigkeit, E-Mailadresse, Telefonnummer, Wohnadresse, Schwerbehinderung/ Gleichstellung, Beamtenverhältnis, Ausbildungs- und/oder Studiendaten, Daten zu Berufserfahrungen oder Fachkenntnissen, Inhalte von qualifizierten Arbeitszeugnissen oder dienstlichen Beurteilungen, Ergebnisse von Auswahlgesprächen.
Im Einzelfall wird mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Personalakte aus Ihrer Vortätigkeit angefordert.
Zusätzlich werden bei Bewerbenden auf einen Ausbildungsplatz folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:
- Stammdaten und Testantworten, Verrechnung der Testantworten zu Testergebnissen, Speicherung von Metadaten (wie z. B. Start- und Endzeitpunkt der Testdurchführung).
Nach Ablauf der Speicherfrist werden diese Daten pseudonymisiert.
Bei Minderjährigen können zusätzlich Informationen zu den Erziehungsberechtigten erhoben werden, sollten diese für das Auswahlverfahren von Relevanz sein. Hierbei handelt es sich u.a. um die Namen, Adressen und weitere Kontaktdaten.
5. Empfänger der personenbezogenen Daten
5.1. Bewerbungen auf eine Stelle in einem Arbeits- oder Beamtenverhältnis
Die im FBA mit der Bearbeitung des Auswahl- und Einstellungsverfahrens betrauten Personen sind im erforderlichen Umfang Empfänger Ihrer Daten. Empfänger der personenbezogenen Daten sind i. d. R. Beschäftigte des Referates Z 3 „Personal, Aus- und Fortbildung“, sowie die Führungskraft/ Führungskräfte der ausgeschriebenen Stelle im Auswahlverfahren. Zudem erhalten die Interessensvertretungen, das heißt die Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung sowie die Personalvertretung, Zugang zu den personenbezogenen Daten.
Das Informationstechnikzentrum Bund (ITZ Bund) verarbeitet als IT-Dienstleister Daten der Bundesverwaltung im Auftrag. Als Auftragsverarbeiter kann auch dieser im Rahmen seiner vertraglichen Tätigkeit Empfänger der personenbezogenen Daten sein. In diesem Fall ist ein gemäß Art. 28 DSGVO erforderlicher Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.
Sollten Sie sich als Bewerbender im Elektronischen Bewerbungsverfahren (EBV) bewerben, verweisen wir zusätzlich auf die Datenschutzinformation der BAV beim Einsatz des EBV.
Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unserer Behörde erfolgt nur, wenn vertragliche oder gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir anderweitig zur Datenweitergabe befugt sind.
5.2. Besonderheiten bei Bewerbungen auf einen Ausbildungsplatz
Bei dem Auswahlverfahren auf einen Ausbildungsplatz setzt das FBA zusätzlich einen externen Dienstleistenden für Personaldiagnostik ein, mit welchem ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Artikel 28 DSGVO geschlossen wurde.
Der Auftragsverarbeiter ist vertraglich zum vertrauensvollen Umgang mit personenbezogenen Daten in gleicher Weise verpflichtet wie das FBA.
Dem Dienstleister ist es nicht gestattet, die Daten von Bewerbenden zu anderen als den vertraglich vereinbarten Zwecken zu nutzen.
6. Datenübermittlung Drittland
Eine Übertragung in Drittländer (außerhalb des EWR) erfolgt nicht.
7. Dauer der Speicherung
Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich für die Dauer von sechs Monaten nach Abschluss der Bearbeitung. Ihre personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert, wie es die unter Abschnitt 3 dargelegten Zwecke erfordern. Nach diesem Zeitraum löschen wir Ihre Daten datenschutzkonform, solange keine vertraglichen oder gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder Archivierungspflichten bestehen.
Im Falle einer Einstellung werden die personenbezogenen Daten in eine Personalakte überführt.
8. Betroffenenrechte
8.1. Allgemeine Betroffenenrechte
In Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu:
a) Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO):
Sie haben das Recht von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten und ist dies der Fall, Auskunft über diese personenbezogenen Daten zu erhalten.
b) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO):
Sollten von Ihnen unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu.
c) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Ferner können Sie bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen.
Zum Beispiel können Sie die Löschung verlangen, wenn die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr erforderlich sind bzw. unrechtmäßig verarbeitet werden oder Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung widerrufen oder einen Widerspruch gegen die Verarbeitung erklärt haben; Ihre personenbezogenen Daten werden wir jedoch nur dann löschen, wenn keine gesetzliche Verpflichtung zu deren Aufbewahrung besteht bzw. kein vorrangiges Recht zu deren Aufbewahrung vorliegt.
d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):
Sie haben das Recht, vom Fernstraßen-Bundesamt die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Vorliegen der Voraussetzungen zu verlangen.
e) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):
Für Ihre uns bereitgestellten personenbezogenen Daten besitzen Sie das Recht, diese in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Weiterhin haben Sie das Recht diese Daten unter Erfüllung der Voraussetzungen an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
8.2. Widerrufsrecht bei einer Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Beruht die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung, haben Sie jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung gegenüber der verantwortlichen Stelle (Abschnitt 1) schriftlich zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bleibt bis zum Eingang Ihres Widerrufes von diesem unberührt.
8.3. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Jeder betroffenen Person steht das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).
Die für das Fernstraßen-Bundesamt zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Die/der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153
53117 Bonn
9. Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten und Folgen bei Nichtbereitstellung
Die Angabe der personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren ist nicht verpflichtend. Ohne die Bereitstellung der ausschreibungsrelevanten Daten kann die Bewerbung jedoch nicht berücksichtigt werden.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt. Ein Profiling zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erfolgt im Fernstraßen-Bundesamt nicht.